5 лет управления с KPI-Drive в торговой компании «САЯНЫ 2000»

Компания: «Саяны 2000» Тюмень, РФ
Сфера деятельности: официальным дистрибьютором крупнейшего производителя мороженого в России компании «Юнилевер Русь» и «Русский холод». Является поставщиком торговых марок Нестле, В охотку, Марс, Краски лета и т.д.
Используют программу KPI-Drive c декабря 2012 года
Спикер: Ирина Семенова, руководитель отдела продаж

Хронометраж:
0:02 о компании «Саяны 2000»
0:52 почему решили автоматизировать расчет KPI в программе KPI-Drive?
1:47 были ли сложности при переходе на KPI-Drive?
3:06 сколько времени уходит на работу в программе?
4:01 как происходит постановка планов в KPI-Drive?
4:32 соотношение постоянной и переменной части в зарплате
4:54 как влияет KPI на подбор новых сотрудников?
5:52 преимущества и недостатки KPI-Drive
7:30 как влияет оценка руководителя на работу сотрудников?
10:01 планы в отношении использования KPI-Drive

Расскажите о компании, её сфере деятельности, штатной численности, ну и какую должность вы занимаете? Да, Наталья, меня зовут Ирина Семёнова, я руководитель отдела продаж компании Саяны 2000. Наша компания занимается оптово-розничной торговлей продуктов питания. На рынке мы уже 20 лет, а работаем на территории города и юго-тюменской области, имеем представительство в Кургане, в Тобольске, в Сургуте, а штат человек, а 400.

Рис. 1 — О компании «Саяны 2000»

Хорошо, и для всех ли сотрудников используется KPI? KPI-мотивация, или есть не охваченные должности, на сегодняшний день у нас все сотрудники работают в данной системе.

Из предварительного разговора вот, ну я знаю, что — 2012 год был годом начала нашего сотрудничества, то есть момент, когда KPI вы автоматизировали, вот а до этого использовали, тоже использовали KPI, но рассчитывали в экселе, правильно, да? Да, то есть у нас были таблицы сводные, мы рассчитывали, то есть много присутствовало человеческого фактора, так скажем, ну и какая была ну мотивация, то есть какая причина была отказа от excel перехода, ну… проще посмотреть свой результат, а текущее, текущие какие-то цифры, своё выполнение, всегда могут любое время, из любой точки, а где есть интернет, посмотреть свои результаты заработную плату, а ну я вот сейчас как раз вывожу на экран слайды презентации, где видна результативность сотрудников, ну поясню, что здесь планы и факты скрыты, в скриншоте их нет, а ну по понятным причинам, здесь видно только: результативность и уровень заработной платы по сравнению с плановым.

Рис. 2 — Деятельность компании «Саяны 2000»

Марина, это вот по поводу работы вас как руководителя в программе,
наши клиенты всегда опасаются, что она будет занимать часы,
вот отнимать их от решения там каких-то оперативных, сложных, важных вопросов,
но хочу спросить, сколько в подчинении у вас
сотрудников и как много времени вы лично вот тратите на работу с программой? Да, Наталья, у меня в подчинении около тридцати сотрудников, ежедневно я трачу не более 10 минут на просмотр текущих показателей своих и своих сотрудников, а еженедельно также отчётность в программе составляет не более 30 минут, ну в конце месяца мы подводим итоги работы и целеполагание следующий месяц, там уже чуть больше, но не более часа, поэтому.

Рис. 3 — Оргструктура в программе KPI-DRIVE

А расскажите, вот планы по количественным KPI, вот как происходит постановка планов, какие процедуры, по количеству? Ну у нас есть — изначальный ежегодный план с помесячной разбивкой, а естественно в текущем периоде при планировании мы вносим какие-то корректировки, а показателей и также определённые ставим ключевые задачи сотрудникам, и так планирование по задачам.

Рис. 4 — Задачи торгового агента

Хорошо, вот про соотношение постоянной и переменной заработной платы в сотрудников вашего отдела, могу спросить, то есть какие соотношения? Да, конечно, то есть по моему отделу в целом по компании у нас соотношение 50х50, то есть 50 — это окладная часть, 50, а премиальная.

Хочу спросить про подбор вот и найм сотрудников, а ну то есть как реагируют? Кандидаты собеседовании, что в компании применяется, управление по KPI, измерение результативности и помогает, либо наоборот, мешает вот этот факт, обстоятельства а при подборе персонала, ну самом деле при подборе персонала на сегодняшний день так скажем, это и не мешает и не помогает, так как сотрудники работая уже в нашей сфере, они приходят а уже, как говорится, с готовой базы, то есть они уже знакомы с работой по KPI именно, что это значит.

Хочу спросить о недостатках, которые вы видите,
то есть преимущества и недостатки KPI управления с вашей точки зрения? Ну с моей точки зрения, для меня сейчас это очень большое сокращение в рабочего времени по части контроля моих сотрудников, то есть я могу проконтролировать как своих непосредственно подчинённых, так и подчинённых моих подчинённых, вот всегда могу зайти посмотреть, как отсчитываются сотрудники. вот также это одно из преимуществ, ещё раз повторюсь, это оперативная обратная связь, все сотрудники могут зайти из дома там, где есть доступ к интернет, зайти в kpi, зайти на свой участок, посмотреть свои показатели и текущую заработную плату на сегодняшний день, хорошо, с точки зрения недостатка. ну я, наверное, на сегодняшний день отмечу отсутствие мобильной версии, ну как бы в скобках скажу, что она практически готова, вот наверное в начале следующего года мы её отгрузим, по крайней мере сами мы её уже используем, тестируем, хорошо, ну и мы в предварительном разговоре вот ещё обсуждали такой эффект, что ваши подчинённые стремятся получать не просто хорошие, отличные оценки за свою работу.

А можете об этом поподробнее рассказать? Да, мы на сегодняшний день используем оценку как непосредственно в самих задачах ключевых по сотрудников, то есть можем поставить как положительную оценку, так отрицательную, которая будет влиять на заработную плату, дополнительно, так, также используем оценку по функциям, по функциям работы сотрудника, вот да, сотрудники сейчас очень хорошо реагируют на +2.

Рис. 5 — Оценки торгового агента

Так как это дополнительный стимулы они уже понимают, что кроме запланированной суммы, они могут получить дополнительный бонус, выполнить задачу, а могу спросить, вот вы как руководитель, за что готовы поставить +2, то есть что должен сделать сотрудник, чтобы получить +2, можете пример привести,
например, значит, задача сотруднику обеспечить активную клиентскую базу, там 100 торговых точек, грубо говоря, он сработал там на более 30%, более чем задачи, выполнил план на более чем 30%, то есть эти клиенты принесли нам дополнительную выручку, соответственно, я могу за это поставить, ну, или, например, он может… заключить договор с клиентом, который принесёт также дополнительную выгоду.

Рис. 6 — KPI-Матрица торгового агента

Хорошо, хочу спросить, вот оценка внутреннего клиента в вашей компании используется,
не используется? Мы не используем оценку внутреннего, ну вот подумайте о том, чтобы использовать, потому что вы тогда как вот руководитель, отдела продаж, сможете оценивать другие подразделения, с которыми вы взаимодействуете, ну и… это помогает им обратную связь получить, увидеть свою работу, допустим, вашими глазами, а ну, возможно, как бы это даже будет не всегда приятно, но всегда полезно, вот, ну и соответственно, как бы перестраивать работу так, чтобы вы как внутренний клиент были удовлетворены, ну хочу спросить ещё вопрос заключения, то есть ваши планы в отношении KPI-проекта, копи-драйв, вот kpi матриц, которые применяются, вот, ну в частности.

Уточню вопрос, устраивают ли они вас, либо вы хотите их как-то изменить, дополнить какими-то показателями? Нет, на сегодняшний день нас всё устраивает, мы 100% используем эту программу по всем сотрудникам в принципе не собираемся останавливаться на этом, то есть все сотрудники, которые будут приняты на работу также будут работать.

Ирина, вот хочу ещё уточнить, вот по матрицам, торговая торговых агентов, вот супервайзеров, вот то есть ряд показателей, которые свесом ноль, например, вот у супервайзеров показатель оплата по продажам, наценка от продаж, доля ПДЗ в общей дебиторской задолженности, то есть они без веса, можете прокомментировать почему? Ну есть задачи, есть показатель наиболее существенный, то есть все эти показатели у нас — размещаются, так скажем, для статистики.

Рис. 7 — Задачи супервайзера

А чтобы сотрудник видел цифры, а это те цифры, из которых складывается, так скажем, основной показатель, вот так ну для информации, то есть по помощи, то есть это чисто для информации, чтобы человек видел, хорошо, а ну тогда подведу итог то есть получается мы с вами уже в этом году отпраздновали первый юбилей, 5 лет сотрудничества, вот очень интенсивно плодотворно работали.

Рис. 8 — KPI-Матрица супервайзера

Вот ну я надеюсь, что — будем работать и дальше, что наша программа вот поможет вам и дальше успешно развиваться, в частности вот ближайший рубеж — это там появление мобильных приложений.

Ну хочу поблагодарить Ирина за интервью, вот большое спасибо за комментарии? Спасибо вам.